¿Qué es un GMAO?
Un GMAO es el sistema donde queda registrado qué se le ha hecho a cada activo, quién lo hizo, cuándo y a qué coste. Todo lo demás —la planificación, los avisos, los indicadores— sale de ese registro.
Las siglas son Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador. En inglés, CMMS: Computerized Maintenance Management System. Son el mismo tipo de software; en esta página se usan indistintamente.
Primero es un archivo. Después, todo lo demás.
La descripción habitual —«software para planificar y automatizar el mantenimiento»— empieza por el final. Un GMAO planifica porque antes ha guardado: el inventario de activos, el histórico de intervenciones sobre cada uno, el material consumido, las horas dedicadas y el estado en que quedó cada trabajo.
Sobre ese archivo se apoya lo demás. La programación recurrente necesita saber cuándo se hizo la última revisión. El indicador de tiempo medio entre fallos necesita los fallos anteriores, con su fecha. El coste por activo necesita que cada consumo se haya imputado a una orden y cada orden a un activo. Si el registro tiene huecos, lo que se calcula encima los hereda.
De ahí viene la diferencia práctica entre un GMAO y una hoja de cálculo compartida: no es la interfaz, es que el registro se genera como subproducto del trabajo —el técnico cierra la orden y el dato queda— en lugar de depender de que alguien lo transcriba después.
GMAO = CMMS. No hay diferencia de alcance ni de categoría entre los dos términos: uno es el nombre en español y el otro el nombre en inglés del mismo producto.
Cuatro usos, y los cuatro dependen del anterior.
Se suelen presentar como una lista de funciones sueltas. En la práctica son una secuencia: cada uno solo funciona si el anterior está resuelto.
Centralizar
Un único sitio donde vive el inventario, el histórico, la documentación técnica y el coste. Mientras el dato esté repartido entre carpetas, correos y una hoja por delegación, lo demás no se sostiene.
Ejecutar y dejar constancia
Órdenes de trabajo con su asignación, su ejecución en campo y su cierre con evidencia: formularios, fotografías y firma de conformidad.
Programar
Planes preventivos con periodicidad definida que generan las órdenes solos, en lugar de depender de que alguien se acuerde.
Decidir con lo ejecutado
Indicadores calculados sobre el histórico real —tiempos, costes, reincidencia por activo— y no sobre lo que se declaró que iba a pasar.
Las cinco piezas que cualquier GMAO tiene que traer.
Cambia el detalle de cada una según el producto, pero si falta una de las cinco el ciclo se rompe por ahí.
- Inventario de activos Una ficha por equipo o instalación con su ubicación, su histórico de intervenciones, su coste acumulado y su documentación: manuales, garantías y certificados. Cuando los activos están repartidos por el territorio, la ubicación debería ser geometría real y no un campo de dirección escrito a mano.
- Órdenes de trabajo El ciclo completo: alta —manual, desde una incidencia o generada por un plan—, asignación, ejecución, cierre y análisis posterior. Con el material consumido descontado del almacén y las horas imputadas.
- Mantenimiento preventivo Planes por tipo de activo o por activo concreto, con su periodicidad, que generan las órdenes automáticamente. Programados por tiempo o por lectura de contador —horas de uso, kilómetros, ciclos—.
- Aplicación de campo La parte que decide si el registro se llena o no. Si el técnico tiene que volver a la oficina a transcribir el parte, el dato llega tarde y llega peor. Y si trabaja en sitios sin cobertura, tiene que funcionar sin conexión durante toda la jornada, no solo en modo lectura.
- Indicadores y explotación MTBF, MTTR, disponibilidad, cumplimiento del preventivo, backlog y coste por activo, calculados sobre los datos de ejecución. Más una salida de los datos en crudo para llevarlos a donde haga falta.
La diferencia con un FSM es dónde está el activo.
Los dos gestionan trabajo de mantenimiento. Se separan en el supuesto de partida, y ese supuesto decide qué problemas resuelve cada uno.
La separación es cada vez menos nítida, y hay operaciones que necesitan las dos mitades: inventario técnico profundo y geografía. Ese es el hueco en el que está Maptainer — un GMAO con GIS nativo, donde la geometría del activo y el coste del desplazamiento no son un añadido, sino parte del modelo de datos.
| GMAO clásico | FSM | |
|---|---|---|
| Supuesto de partida | Los activos están dentro de un recinto y son propios. | Los activos están repartidos y a menudo son de un cliente. |
| Ubicación | Jerarquía de ubicaciones: planta, línea, máquina. | Coordenada sobre el mapa, con rutas y desplazamiento. |
| El desplazamiento | No existe como variable. Se va andando. | Es la mitad del coste y de la planificación del día. |
| Lo que hace bien | Preventivo, repuestos, criticidad, paradas de planta. | Asignación por cercanía, contratos, portal de cliente. |
| Dónde se queda corto | Con activos distribuidos: el mapa acaba siendo un campo de texto. | Con activos fijos complejos: el histórico técnico por equipo es más pobre. |
Cualquier organización con activos que mantener.
La pregunta útil no es el sector, sino si los activos están repartidos por el territorio o concentrados en un recinto: eso cambia qué GMAO conviene.
- Industria y manufactura Activos concentrados, alto valor por equipo y coste de parada elevado.
- Administración pública Mobiliario urbano, alumbrado, parques, edificios y viales, repartidos por todo el término.
- Agua, gas y electricidad Redes lineales con activos enterrados y consultas por tramo y por zona.
- Alumbrado público Decenas de miles de puntos de luz, cada uno con su ficha y su histórico.
- Sanidad e instalaciones Equipamiento con trazabilidad obligatoria y ventanas de intervención estrechas.
- Transporte e infraestructuras Activos a lo largo de kilómetros, donde llegar cuesta tiempo y combustible.
Cinco preguntas que se responden antes de la demostración.
No son preguntas de precio. Son las que separan un producto que encaja de uno que habrá que forzar.
- ¿Dónde vive la ubicación del activo? Si es un campo de texto, el sistema no podrá responder qué activos caen dentro de un polígono ni cuál está realmente más cerca. Conectarle un GIS después no le añade geometría al modelo de datos.
- ¿La app de campo aguanta un día sin cobertura? Hay una diferencia grande entre una caché de lo último consultado y una jornada entera trabajando sin red, con sincronización al recuperar señal.
- ¿El coste se calcula o se estima? Materiales al coste del movimiento que los sacó del almacén, horas al coste de cada persona y kilómetros valorados: o está imputado a la orden, o es gasto general.
- ¿Se puede leer la documentación funcional antes de firmar? Un alcance publicado y una referencia de API accesible dicen más del producto que cualquier página comercial.
- ¿Los datos se pueden sacar? Una API pública y una exportación completa son el seguro de que el histórico que vas a construir seguirá siendo tuyo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre GMAO y CMMS?
¿Cómo funciona un GMAO en el día a día?
¿Qué diferencia hay entre un GMAO y una hoja de cálculo?
¿Hace falta que el GMAO se integre con el ERP?
¿Cuánto se tarda en implantar un GMAO?
¿Un GMAO sirve si mis activos están repartidos por el territorio?
Última actualización:
¿Y cómo es un GMAO en el que el mapa es el sistema?
La documentación funcional está publicada entera y la referencia de la API es accesible sin clave. Se puede revisar entera antes de firmar nada.