Formularios

Introducción

Una plantilla es el diseño de un formulario: sus secciones y sus preguntas (campos). Una asignación dice en qué OT se propone: según el tipo de mantenimiento, la tarea y el tipo de activo. Al crear la OT, la oficina marca los formularios que el técnico tendrá que rellenar.

Requisitos previos

• Módulo de mantenimiento contratado.
• En Configuración General → Cómo trabaja tu empresa → Ajustar en detalle, la opción Usamos formularios de campo activada. Viene activada en los tres perfiles. Sin ella desaparecen Formularios del administrador y Formularios asociados del formulario de OT.
• La pantalla está en el administrador: Ir al administrador → Formularios.

Permisos

Las plantillas son configuración de la empresa: cambiarlas pide Configuración Global, no Mantenimiento.

Con los roles de partida, Configuración Global → Editar solo lo tiene el Administrador. El Supervisor usa los formularios en las OT, pero no cambia las plantillas.

La pantalla Formularios está en el grupo Configuración del administrador, que solo ve el rol Administrador. Los demás roles, aunque tengan los permisos, solo ven los formularios dentro de la OT.

La lista de plantillas

Formularios abre Gestión de Formularios. Arriba, cuatro contadores: Total plantillas, Activas, Total secciones y Media de secciones. Debajo, el buscador (nombre o descripción) y el filtro Estado.

La tabla muestra el Nombre (con la descripción debajo), la Versión, el número de Secciones y el Estado. Cada fila tiene seis botones:

La plantilla «Parte de trabajo rápido»

Todas las empresas tienen la plantilla Parte de trabajo rápido, marcada en la lista con la etiqueta Sistema. La usa la app móvil para los partes rápidos: sus dos campos, Título y Trabajo realizado, pasan al título y a las notas de cierre de la OT.

Es una plantilla de sistema y tiene estas protecciones:

• No se puede eliminar. Al pulsar Eliminar sale «Parte de trabajo rápido es una plantilla de sistema: la usan los partes rápidos y no se puede eliminar. Si no la usas, desactívala».
• Su sección y sus dos campos no se pueden borrar, ni cambiarles la Clave técnica o el Tipo de campo. Sí puedes cambiar sus etiquetas y añadirle campos.

Plantillas de tu sector

Si tu empresa se dio de alta con un sector de actividad (por ejemplo, alumbrado o aguas), Maptainer copió al alta sus plantillas ya preparadas, con sus secciones, campos y asignaciones. Son tuyas: se editan, se asignan y se borran como las demás.

Crear una plantilla

1. Pulsa Nueva plantilla.
2. Escribe el Nombre (Español), que es obligatorio. El nombre y la descripción en inglés son opcionales: los ven los usuarios con la aplicación en inglés.
3. Deja marcada Plantilla activa si quieres que se proponga en las OT.
4. Pulsa Crear plantilla. Sale «Plantilla creada correctamente» y vuelves a la lista.
5. Añade las secciones y los campos con Gestionar secciones y campos.

La tarjeta Vista previa de la derecha muestra cómo queda el nombre mientras escribes. Cancelar o Volver al listado salen sin guardar.

Una plantilla inactiva se conserva con su diseño, sus asignaciones y sus respuestas, pero deja de proponerse al crear o editar una OT. Las OT que ya la tenían la conservan.

Diseñar el formulario

Gestionar secciones y campos abre Diseñar formulario. Cada sección es una tarjeta con sus campos. Cada campo muestra su etiqueta, su clave técnica, su tipo y, si procede, Obligatorio y Con dependencias.

Secciones

1. Pulsa Nueva sección (o Crear primera sección si la plantilla está vacía).
2. Escribe el Nombre (ES). El Nombre (EN) es opcional.
3. Pon el Orden: las secciones se muestran de menor a mayor.
4. Marca el Comportamiento si hace falta (ver la tabla).
5. Pulsa Crear sección.

El lápiz de la tarjeta edita la sección y la papelera la borra con todos sus campos, tras confirmar con Sí, eliminar.

Añadir un campo

1. En la sección, pulsa Añadir campo.
2. Rellena Identificación: Etiqueta (ES), Clave técnica y Tipo de campo son obligatorios.
3. Si el tipo lleva opciones, añádelas en Opciones del campo.
4. Si hace falta, rellena Validación y Dependencia condicional.
5. Ajusta Layout y comportamiento y marca Campo obligatorio si el técnico no puede dejarlo vacío.
6. Pulsa Crear campo.

Cancelar, la cruz o un clic fuera del diálogo lo cierran sin guardar.

Si la clave ya existe, sale «La clave «…» ya la usa otro campo de esta plantilla; elige otra».

Tipos de campo

En los tipos con opciones, pulsa Añadir opción para cada una. Cada opción tiene un Valor (lo que se guarda), una Etiqueta (ES) (lo que se ve) y una Etiqueta (EN) opcional. Si dejas el valor vacío, se usa la etiqueta. La papelera de la fila quita la opción.

Validación, dependencias y layout

Validación es opcional:

Dependencia condicional hace que el campo cambie según lo que se responda en otros:

1. Pulsa Añadir regla y elige la Acción: Mostrar campo, Ocultar campo, Hacer obligatorio, Hacer opcional, Habilitar o Deshabilitar.
2. En la condición, elige el campo, el operador (=, ≠, >, <, ≥, ≤, Contiene, Vacío, No vacío) y el valor. Con un campo Sí/No, el valor se elige entre Verdadero (true) y Falso (false).
3. Con Añadir condición añades más. La regla se aplica cuando se cumplen todas.

En un selector, el valor que se compara es el Valor de la opción, no su etiqueta. Solo se pueden elegir campos ya guardados en la plantilla: crea primero el campo del que depende. Eliminar regla y la cruz de cada condición las quitan.

Layout y comportamiento:

Editar, ordenar y borrar campos

• El lápiz de un campo abre Editar campo. Pulsa Guardar cambios al terminar.
• Para reordenar, arrastra el campo por su asa (⋮⋮). El orden se guarda al soltar: la sección se pone verde un momento.
• La papelera borra el campo tras confirmar con Sí, eliminar.

Vista previa

Previsualizar abre en otra pestaña el formulario tal como se rellenará, con sus secciones, campos obligatorios (con *) y reglas de dependencia. Los botones Móvil, Tablet y Desktop cambian el tamaño; la cruz roja cierra la pestaña. Lo que escribas no se guarda.

Editor de layout

Composición de layout abre en otra pestaña el Editor de Layout. Sirve para colocar los campos en filas y darles ancho, por separado para Móvil, Tablet y Desktop.

1. Elige el dispositivo arriba. Vista actual indica cuál estás componiendo.
2. Arrastra los campos por su asa (⋮⋮) dentro de su fila o a otra fila.
3. Cambia el ancho con − y +, de 1 a 12 columnas.
4. Pulsa Guardar layout. Sale «Layout guardado». Cerrar cierra la pestaña sin guardar.

Los anchos se conservan edites donde edites: el diálogo del campo en Diseñar formulario ofrece también de 1 a 12 columnas, así que guardar el campo no cambia el ancho que le diste en el layout.

Asignar la plantilla a las OT

Las asignaciones deciden en qué OT se propone la plantilla. Pulsa Asignaciones en su fila. Cada tarjeta muestra el Peso, si es Obligatorio u Opcional, el ámbito y el contexto (tipo de mantenimiento, tarea y tipo de activo). Sin contexto, dice «Aplica a todos los contextos».

Crear una asignación

1. Pulsa Nueva asignación.
2. En Contexto, elige el Tipo de mantenimiento. Al elegirlo aparece Tarea estándar, para limitarlo a una tarea concreta.
3. Elige el Tipo de activo si el formulario es solo para una clase de activo.
4. En Comportamiento, pon el Peso y marca Obligatorio si procede.
5. Elige el Ámbito de aplicación: Activos o Global.
6. Pulsa Crear asignación.

Deja un campo en Todos para no restringir ese contexto. El lápiz de la tarjeta edita la asignación y la papelera la borra.

Una plantilla puede tener varias asignaciones: se propone si cumple cualquiera de ellas.

Cuándo se propone en una OT

Al crear o editar una OT, Formularios asociados aparece bajo Tareas a realizar en cuanto eliges el tipo de mantenimiento. La lista se recalcula al marcar tareas o añadir activos. Se proponen las plantillas activas con alguna asignación que cumpla todo esto:

• Su tipo de mantenimiento es el de la OT, o Todos.
• Su tarea está entre las marcadas, o es Todas las tareas. Mientras no marques tareas, no se filtra por tarea.
• Su tipo de activo está entre los activos de la OT, o es Todos. Mientras no añadas activos, no se filtra por tipo de activo.

Marca los formularios que el técnico debe rellenar y guarda la OT. Solo los marcados llegan a la app. Crear y guardar la OT se explica en Órdenes de trabajo.

Algunos formularios salen marcados y no se pueden desmarcar. Junto al nombre se indica el motivo:

Las OT del preventivo copian los formularios marcados en su OT base (ver Preventivo y tipos de mantenimiento).

Qué hace el técnico

En la app móvil, el técnico abre la OT y rellena sus formularios. Con el ámbito Activos rellena uno por activo; puede responder una vez y aplicar las mismas respuestas a varios activos, lo que en la web se ve como un lote. Puede guardar un borrador y terminar después. Las respuestas llegan a la web al sincronizar.

Formularios obligatorios y cierre de la OT

Una OT con un formulario obligatorio sin completar no se puede completar, validar ni cerrar. Sí se puede cancelar. Un borrador no cuenta: hace falta la respuesta completada. Con el ámbito Activos, hace falta una por cada activo de la OT al que se aplica la plantilla.

• En la web, Completar, Validar y Cerrar (menú ⋯, ficha y tablero) muestran «No se puede …» con la lista de los que faltan y cuántos activos quedan.
• En la ficha, Formularios asociados marca los obligatorios con * e indica «Obligatorio · sin completar», «Obligatorio · faltan N de M activos» u «Obligatorio · completado».
• Si el técnico completa la OT en la app sin rellenarlos, al sincronizar la OT vuelve a su estado anterior y la app recibe el aviso.
• Los partes rápidos no se comprueban: nacen completados con su plantilla de sistema.

Una OT ya completada con obligatorios pendientes (anterior a esta regla) tampoco se puede validar ni cerrar. Reábrela (vuelve a En curso) para que el técnico los rellene.

Ver las respuestas

Las respuestas están en la pestaña Formularios de la ficha de la OT. Si no hay ninguna, sale «No hay formularios completados». La pestaña no aparece en las OT del tipo de sistema de los partes rápidos.

Cada formulario es una tarjeta plegada; al pulsarla se despliega:

• Lote del … (azul): respuestas aplicadas a varios activos. Indica la plantilla, quién y cuándo, y cuántos activos. Abajo, Activos aplicados los agrupa por tipo, con Ver en mapa.
• Formulario de la OT (verde): una respuesta suelta, con la plantilla, quién, cuándo y su estado, Completado o Borrador. Si es de un formulario por activo, indica también Activo: con su nombre y su tipo, y abajo, Ver en mapa.

Dentro, las respuestas van por secciones. Sí/No se ve con un check verde o una cruz roja; los selectores, con la etiqueta de la opción; las fotos y las firmas, como imagen; las secciones de detalle, como una tabla con una fila por entrada.

Exportar

No hay una exportación de respuestas a hoja de cálculo. Las respuestas salen en:

• El PDF de la ficha (Hoja de trabajo, Informe PDF o Ficha PDF, según el estado): incluye todas las respuestas con sus fotos y firmas. Ver Órdenes de trabajo.
• El portal del cliente, si lo usas: el cliente ve solo los formularios completados.

Cambiar una plantilla con respuestas

Las respuestas no guardan una copia del formulario: se muestran siempre con el diseño actual de la plantilla. La Versión sube en uno cada vez que guardas Editar en la lista (nombre, descripción o estado); cambiar secciones o campos no la cambia.

Editar una OT con respuestas

Guardar la edición de una OT conserva las respuestas de sus formularios. Solo se aplica lo que cambia:

Cada cambio de formularios queda en Auditoría (administrador → Configuración) como «Formularios de la OT cambiados», con quién lo hizo, cuándo y el detalle: añadidos, quitados, conservados por tener respuestas y modificados.

Eliminar una plantilla

1. Pulsa Eliminar en su fila.
2. Confirma con Sí, eliminar.

El aviso dice lo que se borra: secciones, campos y asignaciones, y la quita de las OT. Si ya tiene respuestas, dice cuántas se borrarán, también las de OT cerradas.

Parte de trabajo rápido no se puede eliminar: al pulsar Eliminar sale el motivo (ver La plantilla «Parte de trabajo rápido»).

Problemas frecuentes

Última actualización: 2 OCT 2026