Órdenes de trabajo

Introducción

Cada OT tiene un tipo de mantenimiento (obligatorio), una prioridad, un estado y, casi siempre, una ubicación: uno o varios activos, un punto del mapa o un área dibujada. Con el módulo de clientes, además, pertenece a un cliente.

El trabajo se reparte así:

Lo que hace el técnico en el móvil llega a la web al sincronizar: cambios de estado, fechas reales, fotos, formularios y firmas. La web lo muestra en la ficha de la OT.

Estados

Los estados de una OT son siempre estos. Cuántos se usan depende del ciclo de vida de tu empresa (ver más abajo).

Asignar no es un estado. Una OT está asignada cuando tiene personal, esté en el estado que esté. Una OT abierta sin nadie muestra «Sin asignar» en su tarjeta.

Ciclo de vida de la empresa

El número de pasos para cerrar una OT depende del perfil elegido en Configuración General → Cómo trabaja tu empresa:

En todos los ciclos existen Pausada y Cancelada. La aplicación solo ofrece los cambios de estado válidos para tu ciclo; el servidor rechaza cualquier otro. En el ciclo supervisado, el contador «Por validar» del mapa se llama «Por cerrar», y en el simple no aparece.

Prioridades

Tipos de mantenimiento

El tipo de mantenimiento es obligatorio en toda OT. Define las tareas que se pueden marcar, la duración estimada, los formularios que se proponen y, si procede, si pide firma. Los tipos y sus tareas se configuran en el administrador; lo cuenta Preventivo y tipos de mantenimiento.

Vencimiento y SLA

Cada OT tiene tres fechas y, si hay acuerdo de servicio, un plazo:

• Inicio previsto y Fin previsto: la franja en que está planificado el trabajo. Cambian al planificar, a mano o con el optimizador.
• Fecha límite: la que pide el cliente o el contrato. Es opcional y planificar no la mueve nunca.
• Plazo de resolución del SLA: lo calcula Maptainer al crear la OT según la criticidad y el acuerdo de servicio del cliente, de la empresa o el general. La tarjeta muestra «SLA en N h» cuando está en riesgo y «SLA incumplido» cuando ha pasado.

El vencimiento de una OT es su fecha límite; si no tiene, el plazo de resolución del SLA; y si tampoco, su fin previsto. Es lo que la marca como vencida en el calendario, en los contadores Vencidas y Vencen hoy, en el panel y en el portal.

La tarjeta avisa con «Vence hoy», «Vence en N días» (hasta 3) o «Vencida hace…». Ese aviso mira la fecha límite o, si no la hay y la OT no tiene SLA, el fin previsto. Cuando manda el SLA, ya avisa su propia píldora.

Los avisos de vencimiento y SLA desaparecen al completar, validar o cerrar la OT. Los acuerdos de servicio se configuran como cuenta Clientes y SLA.

Requisitos previos

Las órdenes de trabajo necesitan el módulo de mantenimiento contratado. Sin él no aparecen la pestaña Órdenes de trabajo ni el contador del día sobre el mapa.

Permisos

Los permisos están en Gestión de Roles y Permisos, grupo Mantenimiento.

Así vienen los roles de cada tenant:

Otros permisos que se notan en la ficha: el Coste real exige Reportes · Ver y Costes y que la empresa controle costes; ver posiciones GPS en la actividad exige ver personal.

Permisos en la app

Lo que el técnico envía desde la app se comprueba con los mismos permisos de su rol:

Una OT firmada ya no se puede modificar desde la app, salvo para completarla o cerrarla. Los permisos de activos y lecturas que pide la app se explican en Activos y Lotes de lectura.

Si algo se rechaza, la app muestra el error de ese registro y el resto se guarda. Con los roles de partida, el Técnico completa sus OT, pero no las valida ni las cierra. Si en tu empresa los técnicos deben cerrar las OT desde la app, el administrador le marca Cerrar de Mantenimiento al rol Técnico (ver Cambiar los permisos de un rol).

Opciones de «Cómo trabaja tu empresa»

El perfil también fija qué campos son obligatorios al crear: en Esencial ninguno aparte del título y el tipo; en Profesional y Avanzado, al menos un responsable.

El panel de órdenes de trabajo

El panel se abre con la pestaña Órdenes de trabajo del panel derecho. Muestra las OT activas (Pendiente, En Curso y Pausada) en tarjetas; al abrir la aplicación solo se ven las pendientes.

Cabecera, filtros y orden

La cabecera indica cuántas OT cumplen el filtro y cuántas hay en total («35 de 38 totales»). Los botones, de izquierda a derecha:

Los filtros del mapa (estado, prioridad, tipo de tarea, fechas, responsable, personal y cliente) también se aplican al listado; se explican en El mapa. Cuando hay filtros activos aparece Limpiar filtros. El listado carga 50 OT cada vez y trae más al llegar al final.

Contadores del día

Sobre el mapa hay una tira de contadores: SLA incumplido, SLA en riesgo, Vencidas, Vencen hoy, Sin asignar, En curso, Pausadas, Revisar y Por validar. Al pulsar uno se filtran a la vez el mapa y el listado. Los de SLA y Revisar solo aparecen cuando no están a cero.

La tarjeta

Cada tarjeta muestra el código, el estado, la prioridad, el título, el tipo de mantenimiento y el cliente (o la dirección). Debajo, el personal asignado (el responsable, marcado), las fechas de Inicio y Fin (previstos), Límite si tiene fecha límite, y los avisos de vencimiento y SLA. Si la OT resuelve una incidencia, su código aparece junto al de la OT y abre la incidencia.

El menú ⋯

El menú muestra primero Cambiar estado con los cambios que permite tu ciclo y tus permisos. Las etiquetas dependen de dónde viene la OT:

Después vienen los accesos:

• Asignar personal…: en OT Pendientes, En Curso o Pausadas. Ver Asignar personal.
• Asignar al más cercano…: en OT Pendientes o Pausadas, con el despacho disponible. Lo cuenta Planificación y despacho.
• Ver en el mapa, Ver ficha, Editar y Descargar PDF.

Crear una orden de trabajo

Hay varias formas de empezar una OT. Todas abren el mismo formulario, Nueva Orden de Trabajo, en el panel derecho:

• El botón Orden del panel de OT.
• Clic derecho en el mapa → Nueva orden aquí o, sobre un activo, Nueva orden para este activo.
• El botón Crear OT de una incidencia (ver Desde una incidencia).
• El calendario de planificación, al elegir un hueco (ver Planificación y despacho).

El formulario tiene seis secciones: Información Principal, Ubicación, Tipo de Trabajo, Planificación, Equipo de Trabajo y Recursos. Toda OT nueva nace Pendiente.

Información Principal

Ubicación

En Situar la orden por eliges qué sitúa la OT en el mapa:

Con Punto o Área, los activos pasan a ser opcionales (Activos (opcional)) y se pueden añadir igualmente. El marcador de la OT va en el punto o el área aunque tenga activos, y la geovalla los tiene en cuenta.

Si eliges Punto o Área y no lo marcas, al guardar sale «Falta la ubicación». Si tu empresa exige ubicación y no hay ni activo, ni punto, ni área, sale «Ubicación requerida».

Tipo de Trabajo

1. Elige el Tipo de mantenimiento (obligatorio).
2. En Tareas a realizar, marca las tareas de ese tipo que hay que hacer.
3. En Formularios asociados, revisa los formularios que se proponen según el tipo, las tareas y los activos. Deja marcados los que el técnico deberá rellenar. Los obligatorios salen marcados y no se pueden desmarcar, y los que ya tienen respuestas tampoco. Los formularios se configuran en Formularios.

Al elegir el tipo aparecen también los oficios y la formación que piden sus tareas, si tu empresa los controla.

Los nombres largos ocupan dos líneas dentro del botón. Si pasas el ratón por encima, se ve el nombre completo.

Planificación

Al poner el inicio previsto, el fin previsto se calcula solo con la duración. Si cambias el fin previsto a mano, la duración pasa a ser la diferencia entre las dos fechas. Si el fin queda antes del inicio, sale «El fin previsto no puede ser anterior al inicio previsto.». Las fechas tienen que caer en días y horas laborables de tu empresa: si no, sale un aviso al elegirlas y no deja guardar.

Inicio previsto y fin previsto son la planificación: los cambian este formulario, el calendario, la cola Por despachar, las acciones en bloque y el optimizador. La Fecha límite solo cambia si la editas tú. Por eso sirve para saber si la OT llega a tiempo aunque la replanifiques.

Con el módulo de planificación aparecen dos ayudas:

• Planificar esta OT (equipo u operario apto más cercano): propone fecha y personal. Solo en OT pendientes.
• Sugerir próxima fecha disponible: busca el primer hueco libre de los responsables elegidos en los próximos 30 días. Aparece cuando hay un responsable.

Recurrencia solo aparece con tipos de mantenimiento periódicos. Convierte la OT en una programación que se repite; lo cuenta Preventivo y tipos de mantenimiento.

Equipo de Trabajo

Con tipo, activos y fecha elegidos aparece Técnicos recomendados, con los candidatos más adecuados. Si alguien no está disponible en esas fechas (turno, ausencia u otra OT), sale en Conflictos de disponibilidad. Los avisos no impiden guardar.

Recursos

• Materiales: Añadir material, busca el artículo e indica la Cantidad planificada. Planificar no descuenta stock: se descuenta cuando el material se consume. Lo cuenta Inventario y almacenes.
• Documentación: Añadir archivo con Título del documento, Descripción (opcional) y Archivo (PDF, imagen, Word, Excel o texto).

Guardar

Pulsa Crear Orden de Trabajo. Si falta algo obligatorio, sale el motivo («Debes seleccionar un tipo de mantenimiento», «Responsable requerido»…). Después de guardar pueden salir dos avisos que no deshacen nada:

• Avisos de Stock: el material pedido supera el stock o lo deja por debajo del mínimo. La OT se guarda igual.
• Avisos de Cualificación: el personal asignado no cubre algún oficio o formación de las tareas. La formación tiene que estar vigente el día del Inicio previsto (sin fecha, hoy).

Si la OT se guarda pero falla la Recurrencia o la subida de algún archivo de Documentación, sale «La orden se ha guardado, pero no todo». Indica qué ha fallado y el motivo (por ejemplo, «el archivo es demasiado grande» o «no tienes permiso para esta acción»). Ábrela con Editar y vuelve a intentarlo.

Cancelar cierra el formulario sin guardar y sin preguntar.

Desde una incidencia

En la ficha de una incidencia, Crear OT abre el formulario ya relleno con el título, la descripción, la dirección, el cliente, el activo (o el punto o área) y una prioridad según la criticidad. Arriba aparece «Se vinculará a la incidencia…».

• Con el módulo de clientes, una incidencia sin cliente no se puede convertir en OT: sale «Incidencia sin clasificar».
• Una incidencia solo puede tener una OT que la resuelva.
• Si la OT se crea pero el vínculo falla, sale «OT creada, pero sin vincular» con Reintentar.

El resto de la gestión de incidencias está en Incidencias.

Editar una orden de trabajo

Pulsa Editar en la tarjeta, en el menú ⋯ o Editar orden en la ficha. Se abre Editar Orden de Trabajo con los datos cargados. Cambia lo necesario y pulsa Guardar cambios.

• No se pueden editar ni cancelar OT Completadas, Validadas, Cerradas ni Canceladas. En ellas no aparecen Editar ni Cancelar orden. Una Completada o Validada solo cambia de estado; para corregirla, reábrela y vuelve a En Curso.
• Si otra persona u otra pestaña ha guardado la OT mientras la editabas, el guardado se rechaza con «Otra persona u otra pestaña ha guardado esta orden de trabajo mientras la editabas…». Vuelve a abrirla y repite los cambios.
• Cambiar los materiales planificados no mueve stock; solo cuenta lo que se consume.
• Si cambias el cliente de una OT que viene de una incidencia, se ofrece cambiar también el de la incidencia.

Asignar personal

Asignar personal no cambia el estado. Se puede asignar en cualquier OT Pendiente, En Curso o Pausada.

1. En el menú ⋯, pulsa Asignar personal…. Se abre Asignar orden de trabajo.
2. Revisa Fecha de inicio y Fecha de fin (obligatorias).
3. Pulsa Cargar personal disponible. La lista marca a cada persona como Recomendado, Disponible, Sin comprobar turno o No disponible (con el motivo). Las no disponibles no se pueden marcar.
4. Marca el Personal operativo y pulsa Asignar.

El personal marcado sustituye al personal operativo que tuviera la OT. Los responsables no cambian. Para cambiar el responsable, usa Editar.

La asignación por arrastre en el calendario, el despacho y el optimizador se explican en Planificación y despacho.

Selección múltiple y acciones masivas

La selección múltiple aplica la misma acción a muchas OT a la vez. Necesita el permiso de editar.

1. Pulsa Seleccionar varias en la cabecera del panel.
2. Marca las OT: - pulsando sus tarjetas o sus puntos en el mapa; - arrastrando un rectángulo sobre el mapa (mientras dura la selección, arrastrar no mueve el mapa); - con Todas las del listado. Ninguna desmarca todas.
3. Elige la acción en la barra inferior.

Cada OT se procesa por separado, con las mismas reglas que una a una. Si alguna falla, sale la lista con el código y el motivo, y las que fallaron siguen seleccionadas para revisarlas. Como máximo se procesan 200 OT por acción.

La ficha de la orden de trabajo

La ficha se abre con Ver o pulsando la tarjeta. La cabecera muestra el código, el título, el estado, la prioridad y el cliente. Tiene cuatro pestañas: Info, Formularios, Fotos y Actividad.

Pestaña Info

Las fechas se muestran en la hora de la delegación de la OT, aunque la consulte alguien desde otra zona.

Coste real

La sección Coste real aparece si tu empresa controla costes y tu rol tiene Reportes · Ver y Costes. Suma:

• Mano de obra: el parte de horas de cada persona por su tarifa horaria.
• Materiales: lo consumido menos lo devuelto.
• Vehículo: kilómetros por carretera hasta la OT y combustible al precio de cada día. Con Control de flota, Ver ruta en el mapa dibuja los trayectos (salida en verde, llegada en rojo).

Debajo aparecen avisos si hay horas sin tarifa, horas por revisar en el parte o trayectos sin coste de combustible. Los costes por periodo y por cliente se explican en Costes e informes.

Parte de horas

La duración de la OT no es su mano de obra. Parte de horas, en la cabecera de Personal Operativo, muestra las horas de cada persona día a día: el tiempo en curso de la OT recortado a su jornada. Lo de fuera de jornada con indicios de trabajo sale como hora extra por revisar y no cuenta hasta que se aprueba. Cómo se forma, con un ejemplo, en Costes e informes.

Con Personal · Editar puedes Aprobar o Rechazar lo pendiente, Corregir una franja, Quitar horas y Añadir horas a mano, por ejemplo de alguien que trabajó sin la app. Lo revisado o puesto a mano se queda fijo; Recalcular día lo devuelve al cálculo automático. Todo lo pendiente de todas las OT está en Horas por revisar, en el menú del administrador.

Formularios y Fotos

Formularios muestra las respuestas que el técnico ha enviado desde la app. No aparece en los tipos de mantenimiento del sistema que no llevan formularios. Fotos muestra las fotografías de la OT; al pulsar una se abre la galería, que se recorre con las flechas.

Pestaña Actividad

La pestaña Actividad cuenta qué ha pasado con la OT. Se vuelve a cargar cada vez que la abres.

El bloque Fechas muestra el Inicio previsto y el Fin previsto, la llegada detectada por la geovalla, y el inicio y fin reales con su origen. Tiempo en curso suma los tramos entre cada inicio o reanudación y la siguiente pausa o cierre, sin contar pausas ni noches.

El bloque Actividad es la línea de tiempo, de lo más reciente a lo más antiguo:

Geovalla: llegada y salida

Con el seguimiento de personal contratado, Maptainer detecta cuándo un técnico asignado llega a la zona de la OT (a menos de 200 m de un activo, del punto o del área) y cuándo sale.

• La geovalla nunca cambia el estado. Al llegar, la app pregunta al técnico si quiere iniciar o reanudar la OT; es él quien decide.
• Al salir con la OT en curso, la app le pregunta si quiere cerrarla. Según la configuración, además se avisa al supervisor.
• Si una OT sigue en curso con el técnico en la zona y el móvil deja de enviar posiciones, se marca para revisión.

El único cambio de estado automático es la pausa de fin de jornada: con el seguimiento de personal, 15 minutos después del fin del turno del técnico, sus OT en curso pasan a Pausada.

Los parámetros (precisión mínima, puntos y minutos para confirmar, radio de salida, aviso sin GPS, posiciones simuladas) se ajustan en Configuración General → Geovalla de órdenes de trabajo. Cada parámetro lleva su explicación en pantalla.

En la actividad, quien tiene permiso para ver personal puede pulsar Ver en el mapa en una llegada o salida. Se dibujan la zona de entrada y de salida y los puntos GPS alrededor del cruce. Quitar del mapa los borra. Una llegada confirmada con posiciones simuladas aparece marcada «Con posiciones simuladas».

Revertir un inicio automático

Las OT antiguas pueden tener inicios hechos por la geovalla cuando aún lo hacía sola. Su tarjeta muestra Auto y la ficha «Iniciada automáticamente». Si fue un error:

1. En Actividad, busca la llegada y pulsa Revertir. Hace falta el permiso de cerrar.
2. Escribe el motivo y confirma.

La OT vuelve a su estado anterior, se borra la hora de inicio real que puso la geovalla y la llegada deja de contar para las duraciones. En una reanudación, la OT vuelve a Pausada.

Botones de la ficha

El formulario de edición tiene el mismo botón Cancelar orden. Al confirmar, el aviso repite el motivo guardado.

Validar y cerrar

El cierre depende de tu ciclo de vida. En el completo:

1. El técnico termina en la app y la OT llega como Completada. También se puede completar desde la web con Completar.
2. El supervisor revisa la ficha: tareas, formularios, fotos, materiales y actividad.
3. Si está bien, pulsa Acciones → Validar y confirma. Si falta algo, Reabrir la devuelve a En Curso.
4. Cuando toque (por ejemplo, al facturar), Cerrar. Una OT Cerrada ya no cambia de estado.

El contador Por validar del mapa lista las OT completadas pendientes de este paso. En el ciclo supervisado se llama Por cerrar y el paso 3 no existe: de Completada se pasa a Cerrada.

Firma del cliente. Si la política de firma del cliente la exige, una OT no puede pasar a Completada, Validada o Cerrada sin la firma o una excepción de firma registrada en la app. Sale «La orden … requiere la firma del cliente o una excepción de firma antes de completarla». Los partes rápidos del móvil están exentos.

Formularios obligatorios. Una OT con un formulario obligatorio sin completar no puede pasar a Completada, Validada o Cerrada; sí se puede cancelar. Sale «No se puede …» con la lista de los que faltan. Ver Formularios obligatorios y cierre de la OT.

Conformidad del cliente. Si el cliente tiene activado Exigir su conformidad para cerrar, la OT no pasa a Cerrada sin su conformidad «Conforme» en el portal, o la tácita pasado el plazo. Cuenta su última respuesta. Al pulsar Cerrar sale «Falta la conformidad del cliente»; el lote y la app tampoco la cierran. La ficha de una OT terminada lleva la insignia Pendiente de conformidad, Cliente conforme, Conformidad tácita o Cliente no conforme (o Sin conformidad del cliente si no la exige). Una no conformidad no cambia el estado: avisa en la campana y decides tú si reabrirla. Ver Conformidad del cliente.

Cancelar

Cancelar cierra una OT que no se va a hacer. Solo es posible desde Pendiente, En Curso o Pausada, y no tiene vuelta atrás.

1. En el menú ⋯, pulsa Cancelar orden….
2. Escribe el Motivo de cancelación (obligatorio).
3. Pulsa Confirmar cancelación.

Fechas reales por revisar

Esta pantalla del administrador reúne las OT cuyas fechas reales de inicio o fin no cuadran, para corregirlas. Se abre en Ir al administrador → Fechas reales por revisar, en el grupo Configuración, que solo ve el rol Administrador.

Arriba hay un resumen por tipo de problema; al pulsar uno se filtra la lista. También se filtra con Incidencia, y Incluir revisadas muestra las ya revisadas.

Cada fila tiene tres acciones:

• Ver OT: abre la ficha.
• Corregir: permite cambiar Inicio real y Fin real, en la hora de la OT, con un Motivo de al menos 5 caracteres. Si las fechas siguen sin cuadrar, se avisa.
• Revisada: da la fecha por buena con una nota opcional. La OT sale de la lista hasta que aparezca un problema nuevo.

Ver la pantalla solo exige ver OT; Corregir y Revisada exigen el permiso de cerrar.

Problemas frecuentes

Última actualización: 2 OCT 2026