Administración del tenant

Introducción

Tu empresa es un «tenant» de Maptainer: un espacio propio, con sus datos, sus usuarios y su configuración. El administrador lo configura desde dos sitios:

Lo que cada persona ve y puede hacer depende de tres cosas, una detrás de otra. Cada una solo puede quitar: un permiso del rol no sirve de nada si el módulo no está contratado o si la empresa no usa esa parte.

Requisitos previos

Casi todo este manual es solo para el rol Administrador:

Los permisos del resto de roles se explican en Roles y permisos.

Configuración General

Se abre desde el menú de usuario (arriba a la derecha) → Configuración. Es una sola página con varias secciones, una debajo de otra.

Las secciones Geovalla de órdenes de trabajo, SLA y Tipo de Lecturas solo aparecen si tienes contratado su módulo.

Guardar los cambios

Todas las secciones se guardan juntas con Guardar configuración, al final de la página. Sale «Configuración guardada».

1. Cambia lo que necesites en cualquier sección.
2. Baja al final y pulsa Guardar configuración.
3. Si has cambiado algo de Ajustar en detalle, la página se recarga sola: «Se han guardado los cambios. Recargamos para aplicar la nueva estructura de la empresa.»

Para descartar lo que no has guardado, pulsa Cancelar, junto a Guardar configuración: la página vuelve a cargar la configuración guardada.

Los iconos ⓘ junto a muchos campos explican cada ajuste al pasar el ratón o al tocarlos.

Jornada, formatos y planificación

Las tres primeras secciones tienen su manual propio:

La jornada de la empresa sirve para el SLA, el planificador, el preventivo y la capacidad del personal. Con turnos, cada trabajador usa además el suyo. Una delegación puede tener su propio horario (ver Horario propio de una delegación).

Formato de fecha y Formato de hora deciden cómo se escriben las fechas y las horas en toda la web y en el portal de clientes (ver Calendario laboral).

Perfiles de «Cómo trabaja tu empresa»

Esta sección adapta Maptainer al tamaño y a la forma de trabajar de tu empresa. Lo que se desactiva solo se oculta: no se borra ningún dato y vuelve a aparecer al reactivarlo.

Arriba hay tres perfiles de partida. Cada uno pone de una vez las opciones de Ajustar en detalle y algunos ajustes que no están a la vista.

Los ajustes que el perfil pone y que no se ven en la pantalla:

Con Solo prioridad, el panel no enseña los gráficos por criticidad (Criticidad Incidencias y MTTR por Criticidad (SLA, horas de jornada)).

Para cambiar de perfil:

1. Pulsa el perfil que quieras.
2. Lee el aviso: «¿Aplicar el perfil «…»? Se reemplaza tu configuración actual de capacidades…».
3. Pulsa Aceptar. El perfil se guarda al momento y la página se recarga.

Si después cambias una opción suelta en Ajustar en detalle, tu empresa deja de tener un perfil exacto. Bajo los perfiles sale: «Tu configuración actual no coincide con ninguno de los perfiles: la has ajustado a medida. Elegir uno reemplazará esos ajustes.». Los ajustes ocultos (ciclo de vida, campos obligatorios, panel y criticidad) siguen como los dejó el último perfil.

Ajustar en detalle

Pulsa Ajustar en detalle para ver los diez interruptores. Actívalos o desactívalos y pulsa Guardar configuración.

Al desactivar Trabajamos con delegaciones aparece un aviso: el optimizador de rutas necesita saber desde dónde sale cada operario. Antes, da a la sede principal una dirección con coordenadas (ver Delegaciones y sectores).

Sugerencias

Maptainer mira cómo trabajas y, si tus datos lo justifican, sugiere activar algo. Las sugerencias salen de dos formas:

• Bajo una opción de Ajustar en detalle, con el rótulo Te lo sugerimos: y el motivo. En ese caso Ajustar en detalle se abre solo.
• Encima de los perfiles, para un módulo que no tienes contratado, con el texto «Habla con tu proveedor para contratarlo».

Son solo avisos: no cambian nada si no actúas.

Geovalla de órdenes de trabajo

Esta sección ajusta cómo se detecta que un técnico llega a la zona de una OT o sale de ella. Solo aparece con el módulo Tracking de personal. Lo que hace la geovalla con las OT se cuenta en Órdenes de trabajo.

La zona de entrada es de 200 m alrededor de los activos, del punto o del área de la OT. La geovalla nunca cambia el estado de una OT.

Si un valor está fuera de rango, al guardar sale un aviso con el nombre del campo y lo que admite, por ejemplo «Revisa «Precisión GPS mínima (m)»: admite de 5 a 100.», y el cursor se pone en ese campo. No se guarda nada hasta corregirlo.

Objetivos del Panel de Control

Esta sección solo cambia el color de los indicadores del panel: verde, ámbar o rojo. No cambia ningún plazo. Se explica en Panel de control.

Módulos contratados

Esta sección enseña qué módulos tiene tu empresa. Es solo informativa: los módulos los activa tu proveedor.

Si necesitas un módulo que sale como No contratado, habla con tu proveedor. Sin el módulo, sus pantallas no aparecen y sus permisos no tienen efecto, ni siquiera para el administrador.

SLA

La sección SLA de la organización reúne los plazos de respuesta y resolución, qué plazo usa cada prioridad, el aviso de «SLA en riesgo» y cómo se valora el cumplimiento. Solo aparece con el módulo SLA. Se explica en Clientes y SLA.

Tipo de Lecturas

Solo aparece con el módulo Lecturas de contador. Activa los modos de lectura que usa tu empresa:

Los dos modos se explican en Lotes de lectura.

Roles y permisos

Cada usuario tiene un rol, y el rol decide qué puede hacer en la web y en la app. Los roles son de tu empresa: lo que cambies aquí no afecta a otras.

Dónde está

1. Pulsa Ir al administrador en el menú de usuario.
2. Abre Gestión de Personal.
3. Pulsa Roles y Permisos, arriba a la derecha.

Se abre Gestión de Roles y Permisos. A la izquierda están los roles; a la derecha, los permisos del rol elegido. El candado marca los roles del sistema, que no se pueden eliminar.

Roles de partida

Cada empresa nace con cinco roles del sistema:

Así vienen sus permisos al crear la empresa. Tu empresa puede haberlos cambiado después.

En Activos GIS, «Todos» incluye Aprobar cambios, y en Reportes, Costes y Seguimiento personal. Con estos permisos de partida:

• Costes, Seguimiento personal y Aprobar cambios los tienen el Supervisor y el Administrador. Técnico, Almacén y Solo Lectura, no.
• Control almacén lo tiene Almacén, pero no el Supervisor: el supervisor no ajusta el inventario ni registra entradas valoradas.
• Configuración Global → Editar, que da acceso al catálogo de mantenimiento, solo lo tiene el Administrador.
• Personal → Editar, que enseña la tarifa, el domicilio y el motivo de las ausencias, solo lo tiene el Administrador.
• El Técnico completa sus OT desde la app, pero no las valida ni las cierra. Si quieres que lo haga, márcale Cerrar de Mantenimiento (ver Cambiar los permisos de un rol).

Lo que cada rol ve en pantalla se resume en Primeros pasos.

La tabla de permisos

Pulsa un rol para ver su tabla. Cada fila es un módulo y cada casilla, un permiso. Las filas están en cuatro grupos: Operativa Diaria, Administración y Catálogos, Módulos Contratados y Avisos que recibe.

Una fila en gris con la etiqueta inactivo es de un módulo que tu empresa no tiene contratado. Sus permisos no tienen efecto aunque estén marcados.

Cada casilla lleva su nombre al lado, y al pasar el ratón por ella se ve qué permite. Estas son las casillas de cada fila:

Qué permite cada permiso

El detalle de cada módulo está en su manual. Este es el resumen:

Lo que el técnico envía desde la app también se comprueba con su rol: Cerrar para validar, cerrar o reabrir una OT terminada, Eliminar para cancelarla; Crear, Editar y Eliminar de activos para darlos de alta, modificarlos o darlos de baja; Crear y Editar de lecturas; y Movimientos de inventario para el material. Si algo se rechaza, la app muestra el error de ese registro y el resto se guarda. Ver Permisos en la app.

Quien no tiene Configuración Global ni es administrador no ve Configuración en el menú. Si abre la página escribiendo su dirección, solo ve «No tienes permiso para acceder a Configuración».

Cambiar los permisos de un rol

1. Pulsa el rol a la izquierda.
2. Marca o desmarca las casillas. Las que has cambiado quedan resaltadas.
3. Pulsa Guardar cambios. Sale «Permisos guardados correctamente».

Descartar vuelve a dejar las casillas como estaban guardadas. Los cambios valen para todos los usuarios con ese rol. Les llegan en un minuto como mucho; los menús cambian cuando recargan la página.

El rol Administrador no tiene casillas: siempre tiene acceso total a todo lo contratado.

Crear un rol

Crea un rol propio cuando ninguno de los de partida encaje, por ejemplo un encargado de zona que solo consulta y asigna.

1. Pulsa Nuevo rol, arriba a la derecha.
2. Escribe el Nombre del rol (obligatorio).
3. Si quieres, escribe una Descripción.
4. En Copiar permisos base de, elige el rol del que partir, o déjalo en «— Sin permisos base —».
5. Pulsa Crear rol. Sale «Rol creado correctamente».
6. Pulsa el rol nuevo a la izquierda y ajusta sus permisos.

• Solo se pueden copiar los permisos de Supervisor, Técnico, Almacén y Solo Lectura. Un rol propio no puede tener el acceso total del administrador.
• No puedes usar un nombre que ya exista («Ya existe un rol con ese nombre.») ni los nombres internos de los roles del sistema: admin, supervisor, technician, warehouse, readonly o superadmin.

La pestaña del rol y el desplegable Rol de sistema de la ficha de personal muestran el nombre. La descripción sale al pasar el ratón por la pestaña y bajo el título del rol.

Eliminar un rol

Solo se pueden eliminar los roles propios que no tiene ningún usuario. Los roles del sistema no se eliminan nunca.

1. Pulsa el rol a la izquierda.
2. Pulsa Eliminar rol y confirma con Eliminar.

Si el rol lo tiene alguien, no sale Eliminar rol: en su lugar, un aviso dice cuántos usuarios lo tienen y quiénes son. Cámbiales el rol en su ficha de Gestión de Personal y el botón aparecerá. Si alguien recibe el rol justo mientras lo eliminas, Maptainer lo rechaza y muestra la lista de usuarios.

Excepciones para un usuario

No hay pantalla para dar o quitar un permiso a una sola persona. Si alguien necesita permisos distintos de los de su rol, crea un rol para él.

Usuarios de la empresa

Los usuarios de la empresa no se crean aparte: cada cuenta va unida a una ficha de personal. Todo se hace en Gestión de Personal y se explica en Personal y equipos.

• Tu plan fija un máximo de usuarios. Cuentan todas las cuentas, también las inactivas y las que no se han activado. Al llegar al máximo sale «Has alcanzado el límite de … usuarios de tu plan. Amplía tu suscripción para poder añadir más.». Solo eliminar una cuenta libera plaza: la persona eliminada queda anonimizada y ya no cuenta.
• En Rol de sistema salen Administrador, Supervisor, Técnico, Almacén y Solo Lectura, y después los roles propios por su nombre. La ayuda ⓘ explica qué hace cada rol del sistema.
• Los usuarios del portal de tus clientes se gestionan en Gestión de Clientes. Ver Portal del cliente.

Conexiones Remotas

Una conexión remota guarda la dirección y la clave de acceso de una API de otro sistema, por ejemplo tu ERP o un inventario externo. Las capas de activos la usan para traer sus datos (ver Capas y tipos de activo).

Está en el administrador → Conexiones Remotas. Solo la ve el administrador.

Si dudas entre esta pantalla y API y copias de datos, abre ¿Para qué sirve esta pantalla? bajo el título, o mira Conexiones remotas o claves de API.

Cada conexión tiene un nombre y hasta tres pares URL base + token, por ejemplo para producción y preproducción. Cada conexión sale como una tarjeta con sus direcciones y si el token está Configurado o Sin token. El token nunca se vuelve a mostrar.

Crear una conexión

1. Pulsa Nueva conexión (o Crear primera conexión si no hay ninguna).
2. Escribe el Nombre, por ejemplo «API ERP de producción».
3. En URL 0, escribe la dirección base de la API, por ejemplo «https://erp.ejemplo.com/api/v1».
4. Al lado, escribe el Token de acceso si la API lo pide.
5. Si hace falta, rellena URL 1 y URL 2. Las filas vacías se ignoran.
6. Pulsa Crear conexión. Sale «Conexión creada».

Maptainer envía el token a la API como credencial de tipo «Bearer». Solo se conecta a direcciones públicas de Internet y no sigue redirecciones.

Editar o eliminar una conexión

• Editar conexión (el lápiz de la tarjeta): cambia el nombre o las direcciones. Deja vacío el token para conservar el guardado, o marca Quitar el token guardado. Pulsa Guardar cambios.
• Eliminar conexión (la papelera): confirma con Eliminar. No se puede deshacer.

Si alguna capa usa la conexión, no se elimina: sale un aviso con el nombre de esas capas. Quítales la conexión en su Origen de datos externo, o elimina esas capas, y vuelve a intentarlo. Tampoco se puede vaciar una dirección que use alguna capa. Si cambias las direcciones de orden, cada capa sigue usando la suya.

Cada capa usa la dirección que elijas en su Base URL (ver Capas y tipos de activo).

API y copias de datos

Esta pantalla sirve para dos cosas: dar a otros sistemas acceso de lectura a los datos de Maptainer, y descargar una copia completa de todo. Está en el administrador → API y copias de datos. Solo la ve el administrador.

Conexiones remotas o claves de API

Las dos pantallas guardan credenciales, pero en sentido contrario:

Las dos pantallas lo explican en ¿Para qué sirve esta pantalla?, bajo el título. Pulsa esa franja para abrirla. Desde ahí se salta a la otra pantalla o a este manual.

Backup completo

Backup completo genera un ZIP con todo lo que tiene contratado tu empresa: activos, órdenes de trabajo, incidencias, lecturas, inventario, personal y catálogos. Lleva también las fotografías y los documentos adjuntos, y lo dado de baja o borrado.

1. Pulsa Backup completo.
2. Confirma con Generar copia.
3. Espera. Una barra enseña el avance. Puedes salir de la pantalla: la copia se sigue generando.
4. Cuando termina, pulsa Descargar el ZIP.

Solo se genera una copia a la vez: mientras tanto, el botón queda bloqueado. Cada copia se puede descargar durante 3 días y después se elimina. El historial dice quién la pidió, su estado (En cola, Generándose, Disponible, Fallida o Caducada) y su tamaño.

Al abrir el ZIP encontrarás:

Las fechas van en la hora de tu delegación principal y los números con coma decimal. Las horas van en decimales: 1,50 es una hora y media.

Crear una clave de API

Crea una clave por cada herramienta que se conecte. Así puedes quitar el acceso a una sin tocar las demás.

1. Pulsa Nueva clave.
2. Escribe el Nombre, por ejemplo «Power BI».
3. Si quieres, elige cuándo Caduca. Sin fecha, no caduca nunca.
4. Marca los Permisos: qué podrá leer la clave. Los módulos no contratados salen en gris y no se pueden marcar.
5. Pulsa Crear clave.
6. Pulsa Copiar y pega la clave en la otra herramienta. Después, pulsa Hecho.

Las claves solo leen: ninguna puede crear, cambiar ni borrar datos. Cada clave admite 120 consultas por minuto, y la empresa puede tener hasta 50 claves.

Quien vaya a programar la integración encontrará los detalles técnicos en Referencia de la API y Guía de la API, arriba a la derecha.

Desactivar, rotar o eliminar una clave

La tabla de claves dice, para cada una, sus permisos, su estado (Activa, Desactivada o Caducada), su Último uso y cuándo Caduca.

• Desactivar: la clave deja de funcionar hasta que pulses Activar. Útil para cortar el acceso un tiempo.
• Rotar: crea una clave nueva con los mismos permisos. Eliges si la anterior se desactiva ya o sigue 1, 7 o 30 días más, para dar tiempo a cambiarla en la otra herramienta.
• Eliminar: la clave deja de funcionar para siempre. No se puede deshacer.

Auditoría

La auditoría registra los accesos y los cambios sensibles de tu empresa: quién entra, desde qué IP y qué cambia en usuarios, roles y credenciales. Nadie puede modificar ni borrar el registro desde Maptainer.

Está en el administrador → Auditoría. Solo la ve el administrador.

Qué se registra

Buscar en el registro

Cada fila tiene Fecha y hora, Acción, Quién, Sobre qué, Resultado (Correcto o Fallido) e IP.

1. Filtra con Tipo, Acción, Quién, Resultado, Desde y Hasta. La lista se actualiza al momento.
2. Pulsa Detalle en una fila para ver los datos: qué cambió («antes → después»), la IP y el navegador o la app.
3. Pulsa el nombre de Quién para ver solo lo que hizo esa persona.
4. Pulsa historial, bajo Sobre qué, para ver todo lo que afecta a ese usuario, rol u OT. quitar deshace ese filtro.
5. Quitar filtros vuelve a la lista completa.

La lista enseña 50 entradas por página; usa Anterior y Siguiente. En los intentos fallidos, Cuenta (seudónimo) muestra un código en lugar del correo que se escribió.

La auditoría no se puede exportar desde la pantalla.

Seguridad de la cuenta y buenas prácticas

Las reglas de acceso son las mismas para todos los usuarios y se explican en Primeros pasos:

Cuando la suscripción de tu empresa está a 30 días o menos de vencer, sale una franja arriba: «Tu suscripción vence en N días. Ponte en contacto con tu proveedor para renovarla.». Entendido la oculta durante el resto de la sesión del navegador.

Buenas prácticas del administrador:

• Una cuenta por persona. No compartas usuarios: cada entrada echa a la otra persona y la auditoría deja de decir quién hizo qué.
• Pocos administradores, pero más de uno. El administrador lo puede todo. Da ese rol solo a quien configura la empresa, y ten al menos dos para no quedarte sin acceso.
• El rol justo. Parte del rol más parecido y quita lo que sobre. Para un caso especial, crea un rol propio.
• Bajas el mismo día. Cuando alguien se va, pon su cuenta en Inactivo / Bloqueado y la ficha en Inactivo (ver Dar de baja o eliminar).
• Móvil perdido. Pide a esa persona que cierre la sesión del móvil desde su perfil (ver Cerrar la sesión del móvil). Si no puede, pon su cuenta en Inactivo / Bloqueado mientras tanto.
• Mira la auditoría de vez en cuando. Filtra por Resultado → Fallido para ver intentos de entrada raros.
• Tokens con el mínimo permiso. En Conexiones Remotas, usa claves de solo lectura si la otra API lo permite. En Claves de API, marca solo los permisos que necesite cada herramienta.
• Una clave de API por herramienta. Así puedes cortar una sin afectar a las demás, y Último uso dice cuál sigue en marcha.
• Cambios de perfil, al empezar. Cambiar de perfil con la operación en marcha cambia el ciclo de vida de las OT.

Limitaciones actuales

• Guardar cambios y Descartar se ven siempre en la tabla de permisos.

Problemas frecuentes

Última actualización: 2 OCT 2026